Use Case
Die Duplikate-Check wird bei jedem Escada Import durchgeführt. Das bedeutet es wird überprüft, ob bereits ein manuell erfasstes Kind vorhanden ist. Falls ja, erscheint es in der Duplikate-Liste im Admin Bereich “Duplikate verwalten”.
Bei der manuellen Erfassung eines Kindes wird ausserdem überprüft, ob bereits ein anderen Kind vorhanden ist
Regeln Duplikate-Check
Zwei Kinder werden als Duplikat erkannt, wenn folgende Felder übereinstimmen:
Nachname, Vorname, Geschlecht und Geburtstag gleich
ODER AHV-Nummer
Das Geschlecht wird nur berücksichtigt, wenn es “Männlich” oder “Weiblich” ist. Da Escada die Möglichkeiten “Unbekannt” oder “Divers” nicht kennt, werden diese beiden Werte nicht berücksichtigt bei der Überprüfung.
Beim Check spielt es keine Rolle, ob ein Kind aktiv oder inaktiv ist.
Bei der Überprüfung von Name und Vorname werden spezielle Regeln angewendet:
Falls der Name aus mehreren Wörtern (auch Bindestrich) besteht, dann muss nur mindestens eines übereinstimmen.
Z.B. würden folgende Nachnamen als Duplikat erkannt: "Lopez Costa" = "Lopez" = "Costa" = "Costa Lopez"
Z.B. würden folgende Vornamen als Duplikat erkannt: “Anna-Lena” = “Lena” = “Anna” = “Lena-Anna”
Sonderzeichen im Namen werden normalisiert und aufgrund von unterschiedlichen Schreibweisen erkannt (z.B. ß, é, ñ, ä, ö, ü, æ, ø…)
Duplikate-Liste
In der Duplikate-Liste werden alle erkannten Duplikate aufgelistet. Diese können manuell überprüft werden.
Jedes Duplikat-Eintrag kann verschiedene Status haben:
Offen
Kein Duplikat
Zusammengeführt
Offen
Ein neues Duplikat ist immer “Offen”. Das bedeutet, es ist noch nicht überprüft worden.
Kein Duplikat
Falls bei der Überprüfung festgestellt wird, dass es sich um zwei verschiedene Kinder handelt, dann kann im Aktionsmenü → “Beide Kinder behalten und nicht zusammenführen” ausgewählt werden. Solche Einträge erhalten den Status “Kein Duplikat”.
Zusammengeführt
Falls sich herausstellt, dass es sich um dasselbe Kind handelt, dann kann im Aktionsmenü → “Kinder zusammenführen” ausgewählt werden. Dabei erscheint ein Pop-Up mit einer kurzen Zusammenfassung der Kinder. Darin kann ausgewählt werden, welches Kind bei der Zusammenführung als Basis benutzt werden soll.
Vom Basis-Kind werden folgende Informationen übernommen:
ID Nr.
Personendaten
Schul- & Klassendaten
Dossier Informationen (Papierakte vorhanden, Immunisierung, Nachkontrolle im Dossier, Zusatzinformationen)
Folgende Informationen werden immer alle behalten, unabhängig von der Auswahl des Basis-Kindes:
Kontaktpersonen
Notizen
Aufgaben
Anlässe
Nach Zusammenführen der beiden Kinder erhält dieser Eintrag den Status “Zusammengeführt”. Ausserdem werden beim Basis-Kind eine Notiz erstellt inklusive Stammdaten-Exporte beider Kinder vor dem Zusammenführen.