Briefvorlagen verwalten

Konzept

Personen mit Admin-Rechten können in beliebige Word-Dokumente vorgegebene Variablen einfügen und als Vorlagen speichern.

Anhand von diesen Vorlagen können dann im Kinderdossier Briefe erstellt werden. Beim Erstellen eines solchen Dokumentes werden dann alle Variablen im Dokument ersetzt mit den aktuellen Daten des ausgewählten Kindes.

Briefvorlage im Word erstellen

Als Basis kann ein leeres Word oder eine bestehende Briefvorlage dienen. Das Word kann wie gewohnt aufgebaut werden mit eigene Logo, Text, Tabellen etc.. An diesen Stellen, bei denen dynamisch ein Wort/Text eingefügt werden soll, steht aber eine Variable.

Beispiel Variable “Fernvisus”

Eingegebene Daten in Software	Output der Variable
Normal	normal
Rechts reduziert	rechts reduziert
Links reduziert	links reduziert
Links reduziert UND Rechts reduziert	beidseitig reduziert
Nicht geprüft	nicht geprüft worden

Text im Word mit Variable:	“Der Fernvisus des Kindes ist {DOCVARIABLE FIELD_anlass_sehen.fernvisus \* MERGEFROMAT}.”
Text nach Briefgenerierung:	“Der Fernvisus des Kindes ist normal.”

Eine Liste der verfügbaren Variablen sind auf Anfrage erhältlich.

Wichtige Hinweise

Die Variablen können im Word mit der Tastenkombination ALT + F9 ein- und wieder ausgeblendet werden.

Bei den Variablen handelt es sich um Feldfunktionen im Word. Die Variablen können also nicht einfach abgeschrieben werden. Es gibt zwei Möglichkeiten diese zu erfassen:

Variablen werden aus der Variablen-Liste kopiert (bevorzugte Variante)
Mit CTRL + F9 kann eine neue Feldfunktion erstellt werden und der Name der Variable innerhalb der Klammern ergänzt werden.

Falls ein Fehler auftreten zuerst überprüfen, ob alle Variablen korrekt sind inkl. Leerzeichen, Sonderzeichen und Gross-/Kleinschreibung.

Die Variablen können beliebig formatiert werden. Der ausgegebene Text bei der Briefgenerierung wird dann gleich formatiert.

Briefvorlage hinzufügen/bearbeiten

Über den Button “Hinzufügen” oberhalb der Tabelle, kann eine neue Briefvorlage erstellt werden.

Es sind alle Felder Pflicht. Der Name wird schlussendlich im Kinderdossier zur Auswahl angezeigt. Beim Brief Vorlage Typ muss “Anlass” ausgewählt werden, wenn im Brief Variablen benutzt werden, welche einen Anlass betreffen. Falls dies ausgewählt wird, dann erscheint beim Brief generieren im Dossier das Auswahlfeld “Anlass”. Dies ist nötig, damit bei der Generierung klar ist, welche Anlassdaten im Brief ergänzt werden sollen. Falls es keine anlassbezogenen Variablen gibt, dann kann der Vorlage Typ “Kind ausgewählt werden.

Brief Vorlage Typ “Anlass”	Brief Vorlage Typ “Kind”

Achtung!
Wenn der Brief Vorlagen Typ “Kind” ausgewählt wird und es hat anlassbezogene Variablen drin, dann gibt es einen Fehler.

Die Sprache ist im Moment standardmässig immer Deutsch.

Es kann hier nur eine einzige Word-Dateien aus dem Dateisystem ausgewählt oder mit Drag and Drop in den Hochlade-Bereich gezogen werden. Sobald auf «Speichern» geklickt wurde, erscheint die Datei unter «Hochgeladene Dateien» und ist als Briefvorlage hinterlegt. Die hochgeladene Datei kann mit Klick auf den Namen oder mit dem Ansicht Icon angezeigt werden.

Falls eine weitere Datei hochgeladen wird, dann wird die bestehende Datei überschrieben.

Vorlagen testen

Sobald die Vorlage fertig erstellt wurde, kann über das Aktionsmenü → Testbrief generieren ein Brief mit Testdaten generiert werden. So kann einfach die Formatierung und die Variableneingabe getestet werden.

Wir empfehlen bei der Erstellung die Vorlagen laufen zu testen. So können Fehlerhafte Eingaben bei den Variablen früh erkannt werden.